Conformité,
visible et tenue.

Enregistrement

Xchange House est enregistrée comme Entreprise de services monétaires auprès du Centre d'analyse des opérations et déclarations financières du Canada (CANAFE). Notre enregistrement est maintenu en règle et peut être vérifié via le Registre des ESM du CANAFE.

Numéro d'enregistrement ESM CANAFE : C100001017
Entité légale : Kool Telecom Ltd.
Juridiction principale : Ontario, Canada

Cadre réglementaire

Nos opérations sont régies principalement par la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (« LRPCFAT ») et les Règlements pris en vertu de cette Loi. Nous appliquons les orientations publiées du CANAFE dans notre travail quotidien de conformité.

Nous observons également les obligations découlant de :

• Les régimes canadiens de sanctions, notamment ceux administrés en vertu de la Loi sur les mesures économiques spéciales, la Loi sur la justice pour les victimes de dirigeants étrangers corrompus, la Loi sur les Nations Unies et le Code criminel ;
• La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) concernant les renseignements personnels ;
• La législation provinciale de protection du consommateur et des pratiques commerciales applicable dans les juridictions où nous opérons ;
• Les exigences étrangères de sanctions et de dépistage de paiement applicables, lorsqu'un mandat implique des contreparties ou devises étrangères.

Notre programme de conformité

Nous maintenons un programme de conformité écrit qui aborde chacun des éléments requis par les Règlements LRPCFAT. Le programme est examiné périodiquement et mis à jour en réponse aux changements réglementaires, aux changements commerciaux et aux constatations de la révision indépendante.

Agent de conformité désigné

Un agent de conformité est nommé par le cabinet et détient l'autorité et les ressources nécessaires pour mettre en œuvre le programme. L'agent de conformité rend compte à la haute direction.

Politiques et procédures

Les politiques et procédures écrites couvrent l'identification, l'authentification des clients, la propriété effective, la surveillance continue, la revue des transactions, les rapports, la tenue de dossiers, le dépistage des sanctions et l'escalade. Ces documents sont tenus à jour et disponibles pour examen réglementaire.

Évaluation des risques

Nous menons et documentons une évaluation des risques couvrant nos produits et services, clients, exposition géographique, canaux de distribution et autres facteurs pertinents. L'évaluation informe les contrôles appliqués aux mandats individuels, y compris le niveau de diligence raisonnable à l'identification.

Formation

Le personnel pertinent reçoit une formation sur les obligations de conformité du cabinet et les procédures à l'identification et sur une base récurrente. Les dossiers de formation sont maintenus.

Révision indépendante

Le programme de conformité fait l'objet d'une révision indépendante selon le calendrier requis par les Règlements. Les constatations sont documentées, corrigées et communiquées à la haute direction.

Diligence raisonnable client

Nous appliquons des procédures proportionnelles de connaissance du client (« KYC ») et de connaissance de l'entreprise (« KYB ») à l'identification. Selon le type de client et le profil de transaction, cela peut inclure la vérification d'identité, la vérification de l'existence et de la structure des entités corporatives, la détermination de la propriété effective, la revue de la source des fonds, la revue de la source du patrimoine, et le dépistage des sanctions et PPV.

La surveillance continue est appliquée tout au long de la relation client. Une diligence raisonnable renforcée est appliquée lorsque le profil de risque du client le justifie.

Rapports

Nous déposons des rapports au CANAFE conformément à nos obligations de déclaration en vertu de la LRPCFAT, y compris (le cas échéant) les rapports d'opérations suspectes, les rapports d'opérations importantes en espèces, les rapports d'opérations importantes en monnaie virtuelle, les rapports d'envoi de fonds électroniques, et les rapports de biens appartenant à un terroriste.

Les obligations de déclaration ne sont pas négociables avec les clients et ne sont pas divulguées au sujet d'un rapport.

Tenue de dossiers

Nous conservons les dossiers pour les périodes minimales requises par les Règlements, et plus longtemps lorsque le mandat ou la pratique prudente le justifie. Les dossiers sont maintenus de façon à permettre la récupération dans les délais requis par une demande réglementaire.

Sanctions et parties restreintes

Tous les clients et contreparties sont dépistés contre les listes canadiennes de sanctions applicables et, lorsque pertinent à la transaction, d'autres régimes de sanctions applicables. Nous n'exécutons pas de transactions impliquant des parties ou juridictions sanctionnées sauf lorsque spécifiquement autorisés sous une exemption légale.

Plaintes et préoccupations

Les clients qui souhaitent soulever une préoccupation concernant la conduite du cabinet ou sa conformité à la réglementation applicable peuvent le faire par notre processus de plaintes. Consultez notre Processus de plaintes pour les détails.

Vérification

Notre enregistrement ESM CANAFE peut être vérifié à tout moment en cherchant dans le Registre des ESM du CANAFE en utilisant notre numéro d'enregistrement ou le nom de l'entité légale.

Documents d'identification

La documentation standard d'identification client est disponible pour consultation ci-dessous. Chaque client remplit ces formulaires dans le cadre de notre processus de conformité — nous les rendons visibles ici afin que les clients potentiels sachent à quoi s'attendre avant une première conversation.