1. Notre engagement envers la protection des renseignements personnels
Xchange House (« nous », le « Cabinet ») s'engage à protéger la confidentialité des renseignements personnels que nous recueillons et détenons. La présente Politique de confidentialité décrit la façon dont nous traitons les renseignements personnels en lien avec notre site web et nos services, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) et à la législation provinciale applicable en matière de protection des renseignements personnels.
2. Ce que nous recueillons
Selon la nature de votre interaction avec nous, nous pouvons recueillir :
- Coordonnées — nom, adresse courriel, numéro de téléphone, organisation et contenu de la correspondance.
- Renseignements d'identification — pièces d'identité émises par le gouvernement, renseignements sur la propriété effective, et documents justificatifs requis par notre programme de conformité.
- Renseignements de transaction — instructions, détails des contreparties, montants, devises, et documentation à l'appui de chaque transaction.
- Renseignements financiers — coordonnées bancaires et de paiement nécessaires pour effectuer des transactions.
- Renseignements techniques — adresse IP, type de navigateur, pages consultées, et données similaires recueillies automatiquement lors de votre utilisation du Site.
3. Pourquoi nous les recueillons
Nous recueillons et utilisons les renseignements personnels pour :
- Répondre aux demandes et fournir de l'information sur nos services ;
- Procéder à l'identification des clients et effectuer les vérifications de conformité requises par la loi ;
- Exécuter et documenter les transactions au nom des clients ;
- Respecter nos obligations réglementaires en vertu de la LRPCFAT, de la législation sur les sanctions, et des exigences de déclaration fiscale ;
- Gérer la relation client et améliorer nos services ;
- Tenir les dossiers requis par la loi ou la pratique prudente.
4. Consentement
Lorsque requis, nous obtenons le consentement pour la collecte, l'utilisation et la divulgation des renseignements personnels. Dans certaines circonstances, le consentement peut être implicite en raison de la nature de la transaction ou de l'interaction. Dans d'autres circonstances — particulièrement lorsque la collecte est requise par la loi — le consentement n'est pas requis.
Vous pouvez retirer votre consentement à certaines utilisations en tout temps, sous réserve de restrictions légales et contractuelles. Notez que le retrait du consentement peut nous empêcher de fournir des services.
5. Divulgation
Nous divulguons des renseignements personnels uniquement :
- pour exécuter une transaction que vous avez instruite (aux contreparties, banques et rails de paiement) ;
- aux fournisseurs de services liés par des obligations appropriées de confidentialité et de sécurité ;
- aux autorités réglementaires (incluant le CANAFE) tel que requis par la loi ;
- avec votre consentement ; ou
- tel qu'autrement requis ou permis par la loi.
Nous ne vendons pas de renseignements personnels.
6. Transferts internationaux
Les transactions transfrontalières impliquent par nature le transfert de renseignements personnels au-delà des frontières. Lorsque de tels transferts se produisent, nous prenons les mesures appropriées pour nous assurer que l'information demeure protégée, tout en notant que les renseignements à l'extérieur du Canada peuvent être assujettis à des procédures juridiques étrangères.
7. Mesures de protection
Nous appliquons des mesures de protection physiques, organisationnelles et technologiques pour protéger les renseignements personnels. Celles-ci incluent des contrôles d'accès, le chiffrement en transit, le stockage sécurisé et la formation du personnel sur la confidentialité.
8. Conservation
Nous conservons les renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour réaliser les fins pour lesquelles ils ont été recueillis et pour respecter nos obligations légales et réglementaires — incluant les périodes de conservation des dossiers requises par la LRPCFAT. Les dossiers sont détruits de façon sécurisée ou anonymisés lorsqu'ils ne sont plus requis.
9. Vos droits
Sous réserve de la loi applicable, vous pouvez :
- demander l'accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet ;
- demander la correction de renseignements inexacts ou incomplets ;
- retirer votre consentement (sous réserve de restrictions légales et contractuelles) ;
- déposer une plainte auprès de notre responsable de la protection des renseignements personnels (ci-dessous) ou auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.
10. Témoins (cookies)
Le Site utilise un ensemble minimal de témoins nécessaires à son fonctionnement. Nous n'utilisons pas de témoins publicitaires tiers.
11. Enfants
Nos services ne sont pas destinés aux personnes de moins de l'âge de la majorité, et nous ne recueillons pas sciemment des renseignements personnels de ces personnes.
12. Responsable de la protection des renseignements personnels
Les questions, demandes ou plaintes concernant cette Politique de confidentialité ou notre traitement des renseignements personnels doivent être adressées à :
Responsable de la protection des renseignements personnels
Xchange House
privacy@xchangehouse.ca
13. Mises à jour de cette Politique
Nous pouvons mettre à jour cette Politique de confidentialité de temps à autre. La version mise à jour sera publiée sur le Site avec une date « Dernière mise à jour » révisée.